Un réseau d’entreprises du secteur industriel, structuré autour d’une maison mère et de nombreuses entités réparties sur plusieurs pays.
Au total, le réseau rassemble près de 2 800 collaborateurs, dont environ 1 000 au siège, et fédère une soixantaine d’entreprises. Son fonctionnement est multi-sites, avec des équipes qui travaillent dans des structures différentes mais qui appartiennent au même réseau.
Lorsque la responsable de la communication réseau prend son poste, elle découvre rapidement un défi majeur : la circulation de l’information au sein de l’organisation. Plusieurs tentatives de mise en place d’un intranet ont déjà été lancées par le passé, sans réellement aboutir.
En attendant une solution globale, certaines entités ont commencé à développer leurs propres espaces d’information, chacune à son périmètre.
Dans le même temps, la communication interne repose principalement sur des échanges d’emails nombreux et des conversations teams non structurées. Les collaborateurs ont parfois du mal à identifier les projets en cours, les initiatives menées ailleurs dans le réseau ou même les expertises présentes dans les différentes équipes.
Une enquête interne a mis ces difficultés en lumière : la circulation de l’information est jugée insuffisante et beaucoup de collaborateurs disent manquer de visibilité sur la stratégie ou les projets du réseau. Le sentiment d’appartenance entre les différentes entités s’en trouve fragilisé.
C’est dans ce contexte que la responsable communication commence à explorer les solutions intranet. Mais très vite, elle se retrouve confrontée à une difficulté fréquente dans ce type de projet : choisir un outil alors que le besoin n’est pas encore totalement clarifié.
Au départ, la demande porte principalement sur le choix d’une solution intranet. La responsable communication explore différentes plateformes, compare les outils disponibles sur le marché et cherche celui qui pourrait résoudre les difficultés rencontrées en interne.
Comme dans beaucoup d’organisations confrontées à ces enjeux, la réflexion se concentre d’abord sur la technologie.
C’est à ce moment-là qu’elle décide de me contacter.
Au fil des premiers échanges, un constat s’impose rapidement : la question de l’outil arrive beaucoup trop tôt dans la réflexion.
Avant de choisir une plateforme, plusieurs éléments restent à clarifier :
Ces discussions permettent de faire émerger une prise de conscience importante : le projet intranet ne peut pas être porté que par la communication. Il doit s’appuyer sur une équipe projet capable de représenter les différents besoins du réseau.
Progressivement, les enjeux du projet se précisent autour de trois priorités :
À partir de là, l’objectif devient clair : clarifier le besoin, structurer le projet et fédérer une équipe autour de cette réflexion, avant même de parler de solution technique.
Le projet commence par une phase de cadrage à travers l’offre Boussole Digitale. L’objectif est de repartir des besoins réels de l’organisation avant d’aborder la question des outils.
Une équipe projet transverse est constituée afin de structurer la réflexion et d’impliquer plusieurs métiers dans la définition du futur intranet.
Plusieurs ateliers sont organisés pour travailler sur les fondations du projet. Les échanges portent notamment sur :
Cette phase de travail aboutit à deux livrables structurants :
Cette étude permet de répondre à une question centrale : le besoin nécessite-t-il réellement une solution intranet spécifique ?
La conclusion est inattendue.
Alors que la réflexion initiale portait sur la recherche d’un nouvel outil intranet, l’analyse montre que les fonctionnalités déjà disponibles dans Microsoft 365, et notamment SharePoint Online, couvrent largement les besoins identifiés.
Autrement dit, le problème n’était pas l’absence d’outil.
Une stratégie de déploiement progressive est également définie. Plutôt que de déployer un intranet sur l’ensemble du réseau dès le départ, la décision est prise de commencer par :
Les autres entreprises du réseau pourront être intégrées progressivement par la suite.
Cette approche permet de réduire la complexité du projet et de le rendre plus concret pour les équipes.
Le travail de cadrage permet de définir les usages principaux du futur intranet.
👉🏼Centraliser l’information réseau
L’intranet a vocation à devenir le point d’entrée pour :
👉🏼Mieux faire connaître les métiers et les équipes
L’intranet doit également permettre aux collaborateurs de mieux comprendre :
L’organigramme, les pages métiers et plusieurs concepts d'actualités comme "Découvre un collègue", jouent ici un rôle important pour l'atteinte de ses objectifs.
👉🏼Faciliter l’accès aux ressources utiles
Des espaces dédiés sont également envisagés pour certaines fonctions transverses, notamment :
Ces espaces permettront de centraliser documents, procédures et informations utiles pour les équipes.
Cette phase de cadrage a permis d’abord de clarifier les objectifs du projet et de sortir d’une logique centrée uniquement sur le choix d’outil.
La responsable communication dispose désormais d’un cadre structuré et partagé pour piloter le projet. La stratégie de déploiement progressif contribue également à rendre le projet plus accessible. Plutôt qu’un chantier massif à l’échelle de l’ensemble du réseau, l’intranet devient un projet construit étape par étape.
Enfin, le travail mené avec l’équipe projet permet de remettre au centre la finalité du dispositif : améliorer la circulation de l’information et renforcer le sentiment d’appartenance au réseau.
Ce projet met en lumière une situation fréquente dans les projets intranet : la question de l’outil arrive souvent trop tôt dans la réflexion.
Trois éléments ont permis de remettre le projet sur de bons rails :
Dans les organisations multi-sites ou en réseau, cette démarche permet de tester les usages sur un périmètre maîtrisé avant d’élargir progressivement le dispositif.
Elle rappelle surtout une chose essentielle : un intranet efficace commence toujours par une vision claire des usages et des objectifs de communication interne, bien avant le choix de l’outil.
